Préambule
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme VitalTeam (ci-après la « Plateforme »), éditée par la société Vital Projects Solutions SRL, dont le siège social est situé au 6, chemin du Cyclotron à 1348 Louvain-La-Neuve, Belgique (ci-après « l'Éditeur »).
VitalTeam est une plateforme en mode SaaS (Software as a Service) qui accompagne les entreprises à évoluer vers plus d'agilité, de coopération et de responsabilisation. La Plateforme donne du corps et de la structure à une gestion plus participative des équipes : autonomie, sens et résultats.
L'utilisation de la Plateforme implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. L'Utilisateur est invité à lire attentivement les présentes CGU avant toute utilisation de la Plateforme.
Article 1 – Définitions
Les termes définis ci-dessous auront la signification suivante dans les présentes CGU :
- « Abonnement » désigne le contrat souscrit par l'Organisation auprès de l'Éditeur pour accéder aux Services de la Plateforme selon un forfait déterminé.
- « Admin Organisation » désigne l'Utilisateur disposant des droits d'administration sur l'Organisation au sein de la Plateforme.
- « Admin Entité » désigne l'Utilisateur disposant des droits d'administration sur une ou plusieurs Entités au sein de l'Organisation.
- « Collaborateur » désigne tout Utilisateur membre d'une Organisation ayant accès à la Plateforme.
- « Compte » désigne l'espace personnel de l'Utilisateur créé lors de son inscription, lui permettant d'accéder aux Services.
- « Données » désigne l'ensemble des informations et contenus saisis, téléchargés ou générés par les Utilisateurs sur la Plateforme.
- « Entité » désigne une unité organisationnelle (équipe, département, service, etc.) au sein de l'Organisation.
- « Forfait » désigne le niveau de service souscrit par l'Organisation, définissant les modules et fonctionnalités accessibles ainsi que le nombre maximum d'Utilisateurs.
- « Modules » désigne les fonctionnalités disponibles sur la Plateforme (gestion des rôles, objectifs, feedback, formations, entretiens, etc.).
- « Organisation » désigne l'entité (société, association, etc.) ayant souscrit un Abonnement à la Plateforme.
- « Plateforme » désigne l'application web VitalTeam accessible à l'adresse www.vitalteam.io et ses sous-domaines.
- « Rôle » désigne une fonction ou responsabilité attribuée à un Collaborateur au sein d'une Entité.
- « Services » désigne l'ensemble des fonctionnalités et services proposés par la Plateforme.
- « Utilisateur » désigne toute personne physique disposant d'un Compte sur la Plateforme.
Article 2 – Objet
Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de la Plateforme VitalTeam par les Utilisateurs.
La Plateforme propose notamment les Services suivants : gestion des entités et organigrammes, définition et suivi des rôles et compétences, gestion des objectifs (OKR), système de feedback et d'évaluations, gestion des réunions, catalogue de formations et plans de développement individuels.
Article 3 – Accès à la Plateforme
3.1 Prérequis techniques
L'accès à la Plateforme nécessite une connexion internet et un navigateur web compatible. L'Utilisateur est seul responsable de son équipement informatique et de sa connexion internet.
3.2 Disponibilité
L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité de la Plateforme 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Toutefois, l'accès à la Plateforme peut être temporairement suspendu pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou en cas de force majeure.
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des interruptions de service ou des dysfonctionnements indépendants de sa volonté.
Article 4 – Inscription et Compte Utilisateur
4.1 Création d'un Compte
L'accès aux Services nécessite la création d'un Compte. L'inscription peut s'effectuer soit par création d'une nouvelle Organisation, soit par invitation d'un Admin Organisation existant.
Lors de l'inscription, l'Utilisateur doit fournir des informations exactes et complètes, notamment : prénom, nom et adresse e-mail professionnelle. L'adresse e-mail constitue l'identifiant unique du Compte.
4.2 Confidentialité des identifiants
L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Tout accès à la Plateforme effectué à l'aide de ses identifiants est réputé avoir été effectué par l'Utilisateur lui-même.
En cas de perte ou de compromission de ses identifiants, l'Utilisateur doit en informer immédiatement l'Admin Organisation ou l'Éditeur via l'adresse support@vitalteam.io.
4.3 Profils et droits d'accès
La Plateforme distingue plusieurs profils d'Utilisateurs avec des droits différenciés : Collaborateur standard, Admin Entité et Admin Organisation. Pour les établissements d'enseignement, des profils spécifiques sont également disponibles : Observateur (accès en lecture seule) et PO (Product Owner). Les droits associés à chaque profil sont déterminés par l'Admin Organisation.
Article 5 – Abonnement et Tarification
5.1 Forfaits
L'accès aux Services est conditionné à la souscription d'un Abonnement par l'Organisation. Différents Forfaits sont proposés, définissant les Modules accessibles et le nombre maximum d'Utilisateurs autorisés.
5.2 Période d'essai
Une période d'essai gratuite d'une durée minimale de quatorze (14) jours peut être accordée lors de la création d'une nouvelle Organisation. La durée exacte et les conditions de cette période d'essai sont définies par accord entre l'Organisation et l'Éditeur.
5.3 Modification de l'Abonnement
L'Admin Organisation peut à tout moment modifier le Forfait souscrit ou le nombre d'Utilisateurs. En cas d'upgrade, la différence est facturée au prorata pour la période en cours. En cas de downgrade, la modification prend effet à la période suivante.
5.4 Facturation
L'Abonnement est facturé annuellement, sauf accords spécifiques convenus avec l'Éditeur. Les factures sont émises et envoyées directement par l'Éditeur à l'Organisation selon les modalités définies lors de la souscription.
Article 6 – Utilisation de la Plateforme
6.1 Usages autorisés
L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination, à savoir la gestion organisationnelle et le développement des équipes dans un cadre professionnel.
6.2 Usages prohibés
Il est strictement interdit d'utiliser la Plateforme pour :
- Toute activité illicite ou contraire aux bonnes mœurs
- Porter atteinte aux droits de tiers, notamment aux droits de propriété intellectuelle
- Tenter d'accéder de manière non autorisée aux systèmes ou données de l'Éditeur
- Introduire des virus, chevaux de Troie ou tout autre code malveillant
- Contourner les mesures de sécurité de la Plateforme
- Utiliser des robots ou des procédés automatisés d'extraction de données
Article 7 – Données et Contenus
7.1 Propriété des Données
L'Organisation demeure propriétaire de l'ensemble des Données qu'elle et ses Utilisateurs saisissent sur la Plateforme. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur ces Données.
7.2 Licence d'utilisation
L'Organisation concède à l'Éditeur une licence non exclusive d'utilisation des Données pour les seuls besoins de la fourniture des Services, notamment l'hébergement, l'affichage et le traitement technique des Données.
7.3 Responsabilité des contenus
L'Utilisateur est seul responsable des contenus qu'il publie sur la Plateforme. Il garantit que ces contenus ne portent pas atteinte aux droits des tiers et sont conformes à la réglementation en vigueur.
Article 8 – Propriété Intellectuelle
8.1 Droits de l'Éditeur
La Plateforme, son architecture, ses fonctionnalités, son design, ses codes sources, ses bases de données ainsi que tout élément graphique ou textuel sont la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants.
La marque VitalTeam et son logo sont des marques déposées. Toute reproduction, représentation ou utilisation non autorisée est interdite.
8.2 Licence d'utilisation de la Plateforme
L'Éditeur concède à l'Utilisateur un droit d'utilisation non exclusif, personnel et non transférable de la Plateforme pour la durée de l'Abonnement. Ce droit est limité à l'accès et l'utilisation des Services dans le cadre de l'activité professionnelle de l'Organisation.
Article 9 – Protection des Données Personnelles
9.1 Traitement des données
L'Éditeur s'engage à traiter les données personnelles des Utilisateurs conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
9.2 Finalités du traitement
Les données personnelles collectées sont traitées aux fins de fourniture des Services, gestion des Comptes, amélioration de la Plateforme et communication avec les Utilisateurs.
9.3 Sous-traitance
L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant des données personnelles pour le compte de l'Organisation, responsable de traitement. Un accord de traitement des données (DPA) peut être conclu sur demande.
9.4 Droits des personnes
Conformément à la réglementation applicable, les Utilisateurs disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité de leurs données ainsi que d'un droit d'opposition. Ces droits peuvent être exercés par e-mail à l'adresse : privacy@vitalteam.io
9.5 Sécurité
L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles contre tout accès non autorisé, altération ou destruction.
Article 10 – Responsabilité
10.1 Responsabilité de l'Éditeur
L'Éditeur s'engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l'art. Sa responsabilité est limitée à une obligation de moyens.
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, tels que la perte de données, le manque à gagner ou la perte de chance, résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser la Plateforme.
10.2 Responsabilité de l'Utilisateur
L'Utilisateur est responsable de l'utilisation qu'il fait de la Plateforme et des Données qu'il y publie. Il garantit l'Éditeur contre tout recours de tiers résultant de l'utilisation non conforme de la Plateforme.
10.3 Force majeure
L'Éditeur ne pourra être tenu responsable en cas de non-exécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure tel que défini par la jurisprudence des tribunaux français.
Article 11 – Durée et Résiliation
11.1 Durée
Les présentes CGU entrent en vigueur dès l'acceptation par l'Utilisateur et demeurent applicables pendant toute la durée d'utilisation de la Plateforme.
11.2 Résiliation par l'Organisation
L'Admin Organisation peut résilier l'Abonnement à tout moment depuis l'interface de gestion. La résiliation prend effet à la fin de la période d'abonnement en cours. Aucun remboursement des sommes déjà versées n'est dû.
11.3 Résiliation par l'Éditeur
L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès d'un Utilisateur ou d'une Organisation en cas de manquement grave aux présentes CGU, notamment en cas d'utilisation frauduleuse ou illicite de la Plateforme.
11.4 Conséquences de la résiliation
En cas de résiliation, l'Organisation dispose d'un délai de trente (30) jours pour exporter ses Données. Passé ce délai, l'Éditeur procède à la suppression définitive des Données de l'Organisation.
Article 12 – Modifications des CGU
L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur la Plateforme.
En cas de modification substantielle, les Utilisateurs seront informés par notification sur la Plateforme ou par e-mail au moins quinze (15) jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles CGU.
La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU.
Article 13 – Support et Assistance
13.1 Service de support
L'Éditeur met à disposition un service de support intégré directement dans l'application, permettant aux Utilisateurs de signaler des incidents ou de poser des questions depuis la Plateforme.
13.2 Journaux de connexion et d'activité
À des fins de support technique et de sécurité, l'Éditeur conserve des journaux (logs) enregistrant les connexions et les actions des Utilisateurs sur la Plateforme, notamment les changements de compte (switch) effectués par les développeurs dans le cadre des opérations de maintenance et de support.
Ces journaux permettent à l'Éditeur d'assurer le diagnostic des incidents, la résolution des problèmes techniques et la traçabilité des opérations. Ils sont conservés pendant une durée limitée et ne sont utilisés qu'aux fins précitées, dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.
Article 14 – Droit Applicable et Juridiction
14.1 Droit applicable
Les présentes CGU sont régies par le droit belge.
14.2 Règlement des litiges
En cas de litige relatif à l'interprétation ou l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles, Belgique.
Article 15 – Dispositions Générales
15.1 Intégralité
Les présentes CGU constituent l'intégralité de l'accord entre l'Utilisateur et l'Éditeur concernant l'utilisation de la Plateforme.
15.2 Nullité partielle
Si une disposition des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeureraient en vigueur.
15.3 Renonciation
Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir d'un manquement aux présentes CGU ne saurait valoir renonciation au droit de s'en prévaloir ultérieurement.
Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU, vous pouvez contacter l'Éditeur :
Vital Projects Solutions SRL6, chemin du Cyclotron
1348 Louvain-La-Neuve, Belgique
Site web : www.vitalteam.io
Support : support.vitalteam.io
E-mail : info@vitalteam.io
Protection des données : privacy@vitalteam.io
Document mis à jour le 30/01/2026