Politique de Confidentialité

Préambule

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont Vital Projects Solutions SRL (ci-après « VitalTeam », « nous » ou « notre ») traite les données personnelles des utilisateurs de la plateforme VitalTeam (ci-après la « Plateforme »).

Cette politique s'applique spécifiquement à l'utilisation de la Plateforme accessible à l'adresse www.vitalteam.io et ses sous-domaines, et complète la politique de confidentialité du site web vitrine.

VitalTeam est une plateforme SaaS qui accompagne les organisations dans la gestion du développement professionnel de leurs collaborateurs : entretiens professionnels, feedback, formations, objectifs et gestion des compétences.

Article 1 – Responsable de Traitement et Sous-traitant

1.1 Rôles respectifs

Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme :

• L'Organisation cliente (établissement scolaire, entreprise, association, etc.) ayant souscrit un abonnement est le responsable de traitement. Elle détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles de ses collaborateurs.
• Vital Projects Solutions SRL agit en qualité de sous-traitant. Nous traitons les données personnelles uniquement pour le compte de l'Organisation cliente et selon ses instructions, dans le cadre de la fourniture des Services.

1.2 Coordonnées

Vital Projects Solutions SRL
6, chemin du Cyclotron
1348 Louvain-La-Neuve, Belgique
E-mail : privacy@vitalteam.io
Site web : www.vitalteam.io

Article 2 – Données Personnelles Collectées

Les catégories de données personnelles traitées via la Plateforme comprennent :

2.1 Données d'identification et professionnelles

• Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle
• Matricule (le cas échéant)
• Fonction, rôle(s), entité(s) de rattachement
• Temps de travail, charge horaire
• Photo de profil (facultative)

2.2 Données relatives aux entretiens professionnels

• Réponses aux questionnaires d'entretien
• Appréciations des compétences professionnelles
• Objectifs de développement
• Comptes-rendus d'entretiens
• Plans de développement des compétences
• Signatures électroniques

2.3 Données relatives aux observations (module enseignement)

• Grilles d'observation en classe
• Commentaires et appréciations
• Portfolio professionnel

2.4 Données relatives aux feedback et évaluations

• Réponses aux questionnaires de feedback
• Feedback spontanés
• Résultats d'évaluations

2.5 Données relatives aux formations

• Inscriptions et participations aux formations
• Évaluations des formations suivies
• Actions de développement

2.6 Données techniques

• Journaux de connexion (date, heure, adresse IP)
• Actions effectuées sur la Plateforme
• Données de navigation et informations du navigateur

Article 3 – Finalités du Traitement

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Création et gestion des comptes utilisateurs
• Fourniture des Services de la Plateforme (entretiens, feedback, formations, objectifs, etc.)
• Gestion des entretiens de développement professionnel (EDP) et des plans de développement des compétences professionnelles (PDCP) conformément aux obligations légales applicables
• Génération de rapports et de statistiques pour l'Organisation
• Support technique et résolution des incidents
• Sécurité de la Plateforme et détection des anomalies
• Amélioration continue de la Plateforme

Article 4 – Bases Légales du Traitement

Selon les finalités, les traitements reposent sur les bases légales suivantes :

4.1 Exécution du contrat

Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat d'abonnement conclu entre l'Organisation et VitalTeam, ainsi qu'à la fourniture des Services auxquels l'Utilisateur accède dans le cadre de son activité professionnelle (article 6.1.b du RGPD).

4.2 Obligation légale

Pour les établissements scolaires de la Fédération Wallonie-Bruxelles, le traitement des données relatives aux entretiens de développement professionnel (EDP) et aux plans de développement des compétences professionnelles (PDCP) est nécessaire au respect d'obligations légales auxquelles l'Organisation est soumise, notamment le décret du 20 juillet 2023 et la Circulaire 9149 (article 6.1.c du RGPD).

4.3 Intérêts légitimes

Certains traitements reposent sur l'intérêt légitime de VitalTeam ou de l'Organisation, notamment pour assurer la sécurité de la Plateforme, améliorer les Services et fournir un support technique (article 6.1.f du RGPD).

Article 5 – Destinataires des Données

5.1 Au sein de l'Organisation

Les données sont accessibles aux utilisateurs de l'Organisation selon les droits d'accès définis par l'Admin Organisation : Collaborateurs, Admin Entité, Admin Organisation, et pour l'enseignement : Observateur, PO (Pouvoir Organisateur). Chaque profil dispose de droits différenciés déterminés par l'Organisation.

5.2 Sous-traitants techniques

VitalTeam fait appel aux sous-traitants suivants pour la fourniture des Services :

• Hébergement : OVHcloud (France, datacenter de Gravelines)
• Signature électronique : Yousign (France, certification eIDAS, hébergement en France)
• Envoi d'e-mails transactionnels : SendGrid/Twilio (configuration envoi depuis l'Union européenne, certifications SOC 2 et ISO 27001)
• Fonctionnalités d'intelligence artificielle : Anthropic (États-Unis, option Zero Data Retention activée) — uniquement lorsque l'Utilisateur active volontairement les fonctions de reformulation ou de correction de texte

Ces sous-traitants n'accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs prestations et sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité des données.

Article 6 – Transferts de Données hors UE

Les données personnelles sont principalement hébergées et traitées au sein de l'Union européenne (OVHcloud en France, Yousign en France, SendGrid en UE).

Exception — Fonctionnalités IA : Lorsque l'Utilisateur active volontairement les fonctions de reformulation ou de correction de texte, les données soumises sont transmises à Anthropic (États-Unis). Ce transfert est encadré par le EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) auquel Anthropic adhère, ainsi que par les clauses contractuelles types (SCCs) de la Commission européenne. VitalTeam a activé l'option « Zero Data Retention » : les données transmises à Anthropic ne sont ni stockées ni utilisées pour l'entraînement des modèles d'IA.

Important : L'utilisation des fonctionnalités IA est entièrement optionnelle. Si vous n'activez pas ces fonctions, aucune donnée n'est transmise à Anthropic. VitalTeam n'utilise pas l'IA pour analyser automatiquement vos contenus sans action de votre part.

Article 7 – Durée de Conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée de l'abonnement de l'Organisation, augmentée d'une période de trente (30) jours permettant l'export des données en cas de résiliation.

À l'issue de ce délai, les données sont définitivement supprimées, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Les journaux de connexion sont conservés pendant une durée limitée, conformément aux recommandations de la CNIL (généralement 6 à 12 mois), aux seules fins de sécurité et de support technique.

L'Organisation, en tant que responsable de traitement, peut définir des durées de conservation spécifiques en fonction de ses propres obligations légales et réglementaires.

Article 8 – Droits des Personnes Concernées

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les Utilisateurs disposent des droits suivants concernant leurs données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD
• Droit à la limitation : demander la suspension du traitement dans certains cas
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime

Important : L'Organisation étant responsable de traitement, les demandes d'exercice des droits doivent en principe être adressées à l'Organisation (votre employeur ou établissement). VitalTeam assistera l'Organisation dans le traitement de ces demandes conformément à ses obligations de sous-traitant.

Pour toute question relative à vos données sur la Plateforme, vous pouvez également contacter VitalTeam à l'adresse : privacy@vitalteam.io

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Article 9 – Sécurité des Données

VitalTeam met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles, notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
• Authentification sécurisée des utilisateurs
• Gestion des droits d'accès selon les profils
• Sauvegardes régulières des données
• Journalisation des accès et des actions
• Procédures de gestion des incidents de sécurité

Article 10 – Cookies et Technologies Similaires

La Plateforme utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment pour :

• Maintenir la session de l'Utilisateur connecté
• Mémoriser les préférences d'affichage
• Assurer la sécurité de la connexion

Ces cookies fonctionnels ne nécessitent pas de consentement préalable car ils sont indispensables à la fourniture du service demandé par l'Utilisateur.

Article 11 – Accord de Traitement des Données (DPA)

Conformément à l'article 28 du RGPD, VitalTeam peut conclure un Accord de Traitement des Données (Data Processing Agreement) avec l'Organisation cliente sur demande. Cet accord détaille les obligations respectives des parties en matière de protection des données personnelles.

Pour obtenir un DPA, contactez : privacy@vitalteam.io

Article 12 – Modifications de la Politique

VitalTeam se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, les Utilisateurs seront informés par notification sur la Plateforme ou par e-mail.

La date de dernière mise à jour est indiquée en début de document.

Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou pour exercer vos droits :

Vital Projects Solutions SRL
6, chemin du Cyclotron
1348 Louvain-La-Neuve, Belgique
E-mail : privacy@vitalteam.io
Site web : www.vitalteam.io

Document mis à jour le 02/02/2026